1. Who is responsible and what is covered?

The data controller is Elias Hadchity, founder and operator of Verve, Luxembourg.

Privacy requests: privacy@vervetwin.com. General questions: contact@vervetwin.com.

This notice covers vervetwin.com, its Founding Partner interest form, emails sent to Verve, and Verve’s planned member and trainer research surveys and separate survey-testing/contact forms. It does not cover a future Verve user account or application, which has not launched.

2. What information is collected now?

Website delivery

vervetwin.com is delivered through Firebase Hosting. Firebase Hosting processes the IP addresses of incoming requests to deliver and protect the site and detect abuse; Google states that Hosting retains IP data for a few months. Verve does not currently use its own analytics, advertising pixels or non-essential cookies on this notice.

Founding Partner form

If you use the form, it can collect your email address, profession, one to three selected challenges, full name, clinic, gym or business name, active-client bracket, optional phone number, required participation/contact consent, optional update/marketing consent and a submission timestamp. Submissions are stored through Google Firebase and Cloud Firestore.

Emails

When you email Verve, the controller and the email-hosting provider process your address, message, attachments and related technical email metadata so the request can be answered and managed.

3. What will the planned surveys collect?

Draft surveys and survey sign-up forms use Google Forms, Sheets, Drive and Apps Script. They are closed to public responses. Verve will not collect through them unless the account or replacement provider is covered by suitable business data-processing terms and applicable transfer safeguards, and the access and deletion procedures have been tested.

When opened, the research surveys will be designed without direct identifiers: they will not request a name, email address, diagnosis or medical record in the research answers. They cannot be described as guaranteed anonymous because a timestamp, broad location, answer combination or free text could sometimes distinguish a person.

• Member answers voluntarily supplied about pain, physiotherapy or physical limitations may reveal health-related information and will require explicit consent under Articles 6(1)(a) and 9(2)(a) GDPR.
• Separate contact registration will be stored separately and will not be intentionally linked to survey answers.
• Trainers must not enter a client name, diagnosis, medical record or identifying detail.
• The surveys will not collect images, video, camera scans, body measurements or joint measurements. Questions about AI, a Digital Twin or movement scanning only test possible future concepts.

4. Why is information used, and on what legal basis?

• Website delivery and security: to make the site available, secure it and detect abuse, based on Verve’s legitimate interests under Article 6(1)(f) GDPR.
• Founding Partner submission: to review your request, manage the programme and send the access, testing or launch communications you request, based on consent under Article 6(1)(a). Article 6(1)(b) may also apply where you ask Verve to take steps towards an arrangement.
• Optional updates: to send promotional or development updates only if you separately select that option, based on consent under Article 6(1)(a).
• General enquiries: to answer and manage correspondence under Article 6(1)(f), or Article 6(1)(b) where applicable.
• Planned product research: to understand member and trainer needs and prioritise product concepts, based on consent under Article 6(1)(a), plus explicit consent under Article 9(2)(a) for any health-related member answers.

5. Who can access it and which providers are used?

Access to row-level records is limited to Elias Hadchity and people specifically authorised to support Verve under confidentiality obligations.

Google Firebase provides website hosting and Cloud Firestore for the Founding Partner form. The email-hosting provider processes messages sent to and from the @vervetwin.com addresses. A future survey provider will be identified under suitable business data-processing terms before survey collection opens.

Verve does not sell personal data or use it for third-party advertising. Raw submissions are not shared with gyms, trainers, clinicians, advertisers, LIST, research partners or business partners. Genuinely aggregated findings may be shared only when people are not reasonably identifiable.

6. International processing

Service providers may process information in the European Economic Area and in other countries. Where required, transfers outside the EEA must rely on an adequacy decision or appropriate safeguards such as the European Commission’s Standard Contractual Clauses. You may request details of the safeguards that apply to your information at privacy@vervetwin.com.

The personal Google account holding the draft surveys is not being presented as a Verve contracted processor. The surveys will remain closed until an appropriate arrangement is in place.

7. How long is information kept?

• Founding Partner submissions: no longer than 24 months after submission, or until consent is withdrawn, whichever comes first, unless a longer period is legally necessary.
• Future research survey answers: no longer than 12 months after submission, then deleted or irreversibly anonymised.
• Separate future survey-testing/contact details: no longer than 24 months after submission or until consent is withdrawn.
• General emails: only as long as reasonably needed to answer and document the matter, subject to applicable legal retention or limitation periods.

Before surveys open, Verve will implement and test deletion across the original forms, response sheets, analysis files, exports and working copies. Aggregated statistics that no longer identify anyone may be kept longer.

8. Your data-protection rights

Depending on the circumstances, you may request access, correction, deletion, restriction or portability of your personal data, and object where that right applies. You may withdraw consent at any time by emailing privacy@vervetwin.com. Withdrawal does not affect processing carried out lawfully before it.

Verve normally responds within one month. For a future survey designed without direct identifiers, Verve may be unable to locate one response. You may provide the survey type, language, approximate submission date and time, and only the minimum non-sensitive details needed to try to locate it.

You may complain to Luxembourg’s Commission nationale pour la protection des données (CNPD). Open the CNPD complaint information.

9. Automated processing and updates

Verve does not use the records covered by this notice for solely automated decisions that produce legal or similarly significant effects. Future survey answers may be grouped, counted and checked for data quality, but not used to diagnose, treat or medically assess a respondent.

This notice may be updated if the forms, providers or purposes change. The latest version and update date will remain at this URL.

1. Qui est responsable et que couvre cet avis ?

Le responsable du traitement est Elias Hadchity, fondateur et responsable de Verve, Luxembourg.

Demandes relatives à la vie privée : privacy@vervetwin.com. Questions générales : contact@vervetwin.com.

Cet avis couvre vervetwin.com, son formulaire d’intérêt Founding Partner, les e-mails envoyés à Verve, ainsi que les futures enquêtes Verve destinées aux membres et aux coachs et leurs formulaires séparés de test ou de contact. Il ne couvre pas un futur compte utilisateur ou une future application Verve, qui ne sont pas encore lancés.

2. Quelles informations sont actuellement recueillies ?

Diffusion du site

vervetwin.com est diffusé via Firebase Hosting. Firebase Hosting traite les adresses IP des requêtes entrantes afin de fournir et protéger le site et de détecter les abus ; Google indique que les données IP de Hosting sont conservées pendant quelques mois. Verve n’utilise actuellement sur cet avis aucun outil d’analyse qui lui est propre, pixel publicitaire ou cookie non essentiel.

Formulaire Founding Partner

Si vous utilisez le formulaire, celui-ci peut recueillir votre adresse e-mail, votre profession, un à trois défis sélectionnés, votre nom complet, le nom de votre cabinet, salle ou entreprise, une tranche de clients actifs, votre numéro de téléphone facultatif, le consentement requis pour la participation et le contact, le consentement facultatif aux actualités ou au marketing, ainsi que la date et l’heure d’envoi. Les inscriptions sont conservées via Google Firebase et Cloud Firestore.

E-mails

Lorsque vous écrivez à Verve, le responsable et le prestataire de messagerie traitent votre adresse, votre message, les pièces jointes et les métadonnées techniques associées afin de répondre et de gérer la demande.

3. Que recueilleront les futures enquêtes ?

Les projets d’enquêtes et de formulaires d’inscription utilisent Google Forms, Sheets, Drive et Apps Script. Ils sont fermés aux réponses du public. Verve ne recueillera aucune donnée par leur intermédiaire tant que le compte ou le prestataire de remplacement ne sera pas couvert par des conditions professionnelles appropriées de traitement des données et des garanties de transfert applicables, et tant que les procédures d’accès et de suppression n’auront pas été testées.

Lorsqu’elles seront ouvertes, les enquêtes de recherche seront conçues sans identifiants directs : elles ne demanderont ni nom, ni adresse e-mail, ni diagnostic, ni dossier médical dans les réponses de recherche. Leur anonymat absolu ne peut être garanti, car l’heure d’envoi, la zone géographique générale, une combinaison de réponses ou un texte libre pourraient parfois distinguer une personne.

• Les réponses qu’un membre choisit de fournir sur une douleur, la kinésithérapie ou des limitations physiques peuvent révéler des informations relatives à la santé et nécessiteront un consentement explicite conformément aux articles 6, paragraphe 1, point a), et 9, paragraphe 2, point a), du RGPD.
• Les coordonnées d’inscription séparées seront conservées séparément et ne seront pas intentionnellement reliées aux réponses.
• Les coachs ne doivent indiquer aucun nom de client, diagnostic, dossier médical ou détail permettant d’identifier une personne.
• Les enquêtes ne recueilleront aucune image, vidéo, donnée de scan par caméra, mesure corporelle ou mesure articulaire. Les questions sur l’IA, le Digital Twin ou le scan des mouvements évaluent uniquement d’éventuels concepts futurs.

4. Pourquoi les informations sont-elles utilisées et sur quelle base ?

• Diffusion et sécurité du site : rendre le site disponible, le sécuriser et détecter les abus, sur la base de l’intérêt légitime de Verve conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
• Inscription Founding Partner : examiner votre demande, gérer le programme et envoyer les communications d’accès, de test ou de lancement que vous demandez, sur la base du consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a). L’article 6, paragraphe 1, point b), peut également s’appliquer lorsque vous demandez à Verve de prendre des mesures en vue d’un accord.
• Actualités facultatives : envoyer des actualités promotionnelles ou de développement uniquement si vous sélectionnez séparément cette option, sur la base du consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a).
• Questions générales : répondre et gérer la correspondance conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), ou à l’article 6, paragraphe 1, point b), le cas échéant.
• Future recherche produit : comprendre les besoins des membres et des coachs et prioriser les concepts produit, sur la base du consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), avec le consentement explicite prévu à l’article 9, paragraphe 2, point a), pour les éventuelles réponses de membres relatives à la santé.

5. Qui peut y accéder et quels prestataires sont utilisés ?

L’accès aux enregistrements individuels est limité à Elias Hadchity et aux personnes expressément autorisées à assister Verve sous obligation de confidentialité.

Google Firebase fournit l’hébergement du site et Cloud Firestore pour le formulaire Founding Partner. Le prestataire de messagerie traite les messages envoyés depuis et vers les adresses @vervetwin.com. Le prestataire des futures enquêtes sera identifié et couvert par des conditions professionnelles appropriées avant l’ouverture de la collecte.

Verve ne vend pas les données et ne les utilise pas pour la publicité de tiers. Les enregistrements individuels ne sont pas partagés avec des salles, coachs, professionnels de santé, annonceurs, LIST, partenaires de recherche ou partenaires commerciaux. Des résultats véritablement agrégés peuvent uniquement être partagés lorsque les personnes ne sont pas raisonnablement identifiables.

6. Traitement international

Les prestataires peuvent traiter des informations dans l’Espace économique européen et dans d’autres pays. Lorsque cela est requis, les transferts hors de l’EEE doivent reposer sur une décision d’adéquation ou des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez demander les détails des garanties applicables à vos informations à privacy@vervetwin.com.

Le compte Google personnel qui contient les projets d’enquêtes n’est pas présenté comme un sous-traitant contractuel de Verve. Les enquêtes resteront fermées jusqu’à la mise en place d’un dispositif approprié.

7. Combien de temps les informations sont-elles conservées ?

• Inscriptions Founding Partner : 24 mois maximum après l’envoi, ou jusqu’au retrait du consentement si celui-ci intervient plus tôt, sauf nécessité légale d’une durée plus longue.
• Futures réponses aux enquêtes de recherche : 12 mois maximum après l’envoi, puis suppression ou anonymisation irréversible.
• Futures coordonnées séparées de test ou de contact : 24 mois maximum après l’envoi ou jusqu’au retrait du consentement.
• E-mails généraux : uniquement le temps raisonnablement nécessaire pour répondre et documenter la demande, sous réserve des durées légales de conservation ou de prescription applicables.

Avant l’ouverture des enquêtes, Verve mettra en place et testera la suppression dans les formulaires d’origine, tableaux de réponses, fichiers d’analyse, exports et copies de travail. Les statistiques agrégées qui ne permettent plus d’identifier une personne pourront être conservées plus longtemps.

8. Vos droits relatifs aux données

Selon les circonstances, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données et vous opposer au traitement lorsque ce droit s’applique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à privacy@vervetwin.com. Le retrait ne remet pas en cause les traitements effectués licitement auparavant.

Verve répond normalement dans un délai d’un mois. Pour une future enquête conçue sans identifiants directs, Verve peut ne pas être en mesure de retrouver une réponse. Vous pouvez indiquer le type d’enquête, la langue, la date et l’heure approximatives de l’envoi, ainsi que le minimum d’informations non sensibles nécessaires pour tenter de la retrouver.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données du Luxembourg (CNPD). Consulter les informations de la CNPD relatives aux réclamations.

9. Traitement automatisé et mises à jour

Verve n’utilise pas les données couvertes par cet avis pour prendre des décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants. Les futures réponses pourront être regroupées, comptées et contrôlées pour la qualité des données, mais elles ne serviront pas à diagnostiquer, traiter ou évaluer médicalement un répondant.

Cet avis peut être mis à jour si les formulaires, les prestataires ou les finalités changent. La version la plus récente et sa date resteront disponibles à cette adresse.